FAQ: Финансовое планирование

В этом разделе Справки Вы найдёте ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с разделом Финансового Планирования .

Также мы напоминаем, что Вы в любой момент можете написать специалисту техподдержки и получить необходимую консультацию и помощь.

Чат со специалистом откроется при клике на иконку  в верхнем правом углу программы.

1. Почему у пользователя, при заполнении Заявки на приобретение не появляется список Расходов?

Чтобы пользователь мог подавать заявку на приобретение, за его должностью должен быть закреплён вид расхода. Так сделано, чтобы упорядочить работу с расходами в компании. Например, за водителем могут быть закреплены расходы на топливо и обслуживание автомашине. За офис-менеджером - расходы на канцтовары и так далее.

Значит, при подаче заявки должны быть в наличии два момента. Во-первых, сотруднику должна быть назначена должность (или несколько) в Структуре. А во-вторых, к должности должны быть привязаны виды расходов, за которые сотрудник отвечает.

Проверьте наличие должности у сотрудника в Структуре и при необходимости назначьте. А закрепить за должностью статьи расходов можно двумя способами, - в Структуре или же в видах расходов в финпланировании.

1. При открытии поста на структуре  необходимо перейти в Статьи расходов и выбрать нужные. Для этого нужно право редактировать структуру:

2.  Через вкладку Расходы в разделе Финансовое планирование (у пользователя, который выполняет эту настройку, должно быть право редактирования расходов:

2. Почему в Контроле средств при сверке появляется разница?

Вкладка “Контроль средств” нужна для того, чтобы ни одна копейка денег Вашей компании не пропала - это прекрасный способ предотвратить ошибки и даже злоупотребления с финансами. Во вкладке сравниваются две суммы: фактически имеющихся у компании средств (остатков на банковских счетах и в кассах), в верхней части страницы (суммы вводятся перед началом финпланирования вручную), и остатки, автоматически рассчитанные программой ManaJet по показателям дохода, фондам, счетам поставщиков и заявкам (нижняя часть страницы):

Минусовая разница означает, что по данным ManaJet средств больше, чем  фактически. Причина может быть в том, что сделан расход средств, не учтённый в ManaJet (не проведённый как одобренный и оплаченный счёт поставщика или заявка). Возможно также, что проведены лишние операции дохода.

Если не скорректировать эту минусовую разницу, то есть риск использовать в программе деньги, которых на самом деле нет на р/сч или в кассе компании.

Положительная разница означает, что наоборот, денег в ManaJet числится меньше, чем фактически имеется на счетах и в кассе компании. Причинами могут быть не внесённый в ManaJet доход, или же ошибочно проведённый расход. Эту ситуацию также  необходимо исправить.

Таким образом, в обоих этих случаях, - и при минусе и при плюсе, - необходимо проверить, сравнить операции дохода и расхода, "в жизни" и в ManaJet.

В этих ситуациях вы также можете посмотреть:

• Не отправлен ли в архив фонд или вид дохода с числящимися на нём остатками средств;

• Не отправлен ли в архив счёт, который отмечен, как “оплаченный”;

Если Вы перепроверили все операции за период и полностью уверены, что лишних или недостающих операций нет, но разница сохраняется, можно использовать прямой приход средств в Фонд, чтобы исправить это.

3. Почему после распределения рассчитанных программой сумм в фонды, в остатке Директивы отображается минус?

Сумма одобрений в фонды больше, чем сумма дохода.

Ни на одном этапе распределения в фонды (в выручке, маржинальном или скорректированном доходе) общая сумма процентов не должна превышать 100.

Проверить это можно, открыв Вид Дохода в разделе Финансовое планирование.

Пример:

Верное распределение:

Неверное распределение:

4. Была одобрена или оплачена заявка на определённую сумму. Как вернуть деньги обратно в фонд?

Если заявка была одобрена, но не оплачена (и известно, что её оплата по каким-то причинам не состоится) или заявка была оплачена частично (и дальнейшая доплата производиться не будет), то одобренную сумму можно переместить обратно в фонд.

Для этого делаем клик на той же иконке , что и для оплаты заявки. Но в типе операции выбираем “Перемещение в фонд”:

Перемещаемая в фонд сумма должна быть не больше одобренной.

После перемещения одобренных ранее денег обратно в фонд операция отобразится в нижней панели вкладки “Заявки” таким образом:

Если же заявка была оплачена, делаем клик на той же иконке , что и для перемещения в фонд. Но в типе операции выбираем “Возврат”:

После этого сумма вернётся в состояние “Одобрено”. Для возврата этих денег в фонд, делаем клик на доллар и проводим перенос в фонд:

Таким образом:

• если заявка одобрена и деньги нужно вернуть в фонд → Вы проводите одну операцию через доллар (Перенос в фонд);
• если заявка была оплачена →  тогда необходимо провести две операции (Возврат и Перенос в фонд).

5. Как удалить заявку?

Отредактировать или удалить созданную заявку может создавший её пользователь. Это делается в разделе “Личный кабинет”, при условии, что решение по заявке не было принято (то есть она не была одобрена или отклонена).

6. Как добавить новые способы оплаты? К примеру: перечисление, наличные и т.д.

Способы оплаты в программе настраиваются в разделе “Финансовое планирование”, нажатием на шестерёнку:

7. На момент закрытия периода ФП, разница денег на странице “Контроль средств” равнялась нулю, а позже цифра изменилась. Почему?

Напомним, что Контроль средств приспособлен для сведения реальных средств в программе с виртуальными.

Сведение – это процедура проверки того, что фактический остаток денежных средств (на расчетных счетах, в кассе, сейфах, депозитах) соответствует рассчитанному в программе ManaJet (согласно внесенным данным по доходам, расходам и фондам, а также одобренным заявкам и счетам поставщиков).

Контроль средств актуален только на текущий период. На разницу, появляющуюся в  прошедших периодах, обращать внимание не нужно.

8. Как можно указать (или же обозначить) кредит в программе? И как его “погасить”?

Ответ: Вы можете провести следующий ряд действий:

• Создайте фонд “Кредит”.

Для удобства, можно обозначить кредитный фонд цветом. Например, красным:

Тогда определить фонд “Кредит” среди остальных фондов будет проще:

• Далее сделайте в этот фонд прямой приход на сумму кредита через “Операции с Фондами”

Когда нужно использовать какую-либо сумму из кредитных денег (из фонда “Кредит”), то вначале рекомендуется выполнить перемещение этой суммы (с отметкой “В долг”) из этого фонда в целевой фонд (фонд оплат поставщикам, фонд рекламы и тд), для более чёткого понимания, на что именно были потрачены деньги.

• Как “погасить” кредит в программе

Для этого Вы можете использовать "Возврат денежных средств" (также, через операции в фондах, но вместо прямого прихода денежных средств в фонд — возврат).

9. ManaJet показывает баснословную сумму невыплаченных заявок во вкладке “Контроль средств”. Указанная сумма больше, чем видно фактически. Это ошибка?

Скорее всего некоторые одобренные заявки были помещены в архив.

В этом случае заявка перестает отображаться во вкладке “Заявки”, но одобренная сумма остается закреплена за заявкой.

Что делать в такой ситуации?

Шаг 1. Открываем расширенный поиск , чтобы увидеть заявки в архиве:

Шаг 2. "Достаём" заявку из архива - кликаем на значок с круговой стрелкой  напротив неё:

Шаг 3. Оплачиваем заявку, если оплата по ней проводилась или возвращаем одобренные средства в фонд, если оплачивать заявку нет необходимости. Чтобы вернуть денежные средства с одобренной заявки обратно в фонд, необходимо кликнуть на значок доллара напротив заявки и в типе операции выбрать "Перемещение средств в фонд". Тогда сумма вернется обратно в фонд и будет учитываться там в доступной сумме:

Шаг 4. Выясняем причину перемещения заявки в архив.

ManaJet позволяет просмотреть историю каждой заявки. Там указано, кто именно архивировал заявку, в какой день и время. Чтобы увидеть эту информацию, нужно открыть заявку и перейти в раздел “История”:

10. Между доступной суммой и остатком есть разница. Почему так?

Доступная сумма и остаток могут разниться.

Доступная сумма —  это полностью свободные средства для одобрения грядущих заявок и счетов, которые ещё не были одобрены.

Остаток — это доступная сумма плюс сумма одобренных денежных средств на заявки и счета.

11. Не получается оплатить счёт поставщика, хотя денег в фонде хватает. В чём может быть ошибка?

Вероятно период, в котором проходило одобрение счёта, еще открыт:

Оплату нет возможности провести, если период, где было проведено одобрение, еще открыт. Можете провести оплату счёта после закрытия периода ФП или как “ Траты ВНЕ ФП”.

Подробнее об этом в статье, в Справке:
https://app.manajet.org/FAQ/Public/Index/348?q=%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%8B%20%D0%B2%D0%BD%D0%B5&culture=ru-RU

12. Как убрать “одобрение” в счёте поставщика?

Если одобрение было в текущем периоде, зайдите в сам счёт, во вкладку “Операции” и нажмите на значок удаления возле операции одобрения:

Если одобрение было уже в закрытых периодах, то необходимо произвести Перенос средств в фонд, после чего заявка перейдет в оплаченные.