Должностные инструкции: для чего они нужны и почему важны?

Давайте разберёмся с должными инструкциями! 💼 🎩

В этой статье мы рассмотрим Должностные инструкции:

Для чего они нужны, чем могут быть полезны и как их применять? Что должно быть указано в должностных инструкциях?

Давайте разбираться!

Грамотно составленная должностная инструкция помогает сотруднику освоить все действия, необходимые для работы на занимаемой должности. Она необходима, чтобы быстро и полностью понять, какие действия сотруднику необходимо предпринимать и какой продукт от него ожидается.

Если сотрудник не понимает, в чём заключается продукт его должности и за что конкретно он несёт ответственность в компании, вряд ли работа будет самой эффективной.

Должностные инструкции — это документы, включающие подборку всех обучающих материалов, целей выполняемой работы и выявленных ранее успешных действий данной должности. К этим материалам может прилагаться «контрольный лист» — последовательность изучения должностных инструкций и практические задания, позволяющие закрепить на практике изученный в теории материал.

Теоретические материалы и относящиеся к ним задания располагаются от простого к сложному и позволяют изучить и натренировать все необходимые навыки для работы на данной должности.

Давайте более детально посмотрим, чем полезны должностные инструкции:

• Должностные инструкции помогают убедиться, что обязанности сотрудника соответствуют ожиданиям компании. Без точной должностной инструкции представления о требуемом продукте могут отличаться, а это влечет за собой расстройства, разногласия и недопонимания;
• Должностные инструкции позволяют разрабатывать и корректировать стратегию найма, поскольку чётко показывают соискателям их будущие обязанности и продукт;
• Перед проведением собеседования должностная инструкция может служить основой для составления вопросов к соискателю. Кроме того, она позволяет провести небольшое тестирование соискателю — дайте ему изучить небольшую часть должностной инструкции, а после этого задайте вопросы (а ещё лучше — письменный тест!), чтобы узнать, что он понял и запомнил;

• Наконец, должностные инструкции защищают компанию от внезапных болезней или увольнений — весь опыт и успешные действия остаются в компании, а руководитель не будет тратить часы своего времени на обучение нового сотрудника.

Из чего состоит должностная инструкция?

Должностная инструкция — индивидуальный документ. Не существует идеального шаблона для каждой должности. Но есть обязательные разделы, которые обязательно должны быть в них включены:

1. Общие положения.
2. Основные задачи и функции.
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи
7. Инструкции

Подробно о всех этих пунктах можете прочитать в нашей новой статье, в Справке:

https://app.manajet.org/FAQ/Public/Index/216?culture=ru-RU

Кто прописывает должностные инструкции?

Представим, что руководитель вызывает сотрудника компании и говорит: "Вы, как менеджер по кадрам, лучше всех знаете обязанности всех сотрудников. Напишите должностные инструкции для всех постов в компании".

И это ошибка.

Как показывает опыт, лучшую должностную инструкцию напишут сотрудник (или сотрудники, занимающие одну должность) вместе со своим руководителем. Именно их совместный опыт и видение работы позволяют создать простую, но исчерпывающую должностную инструкцию.

Но что делать, если для написания должностных инструкций совсем нет времени? Скорее всего, причина острой нехватки времени заключается как раз в отсутствии должностных инструкций. (Как бы парадоксально это ни звучало).

Это важный внутренний документ, определяющий деятельность и динамику развития всей компании.

После изучения сотрудником своей должностной инструкции, хранящейся в ManaJet, он кликает на кнопку “Ознакомился”. Теперь его руководитель видит, что его подчинённый изучил этот документ и готов взять новую ответственность за свой пост и продукт своего поста.

По этой ссылке Вы можете подробнее ознакомиться с разделом Должностных инструкций в Справке ManaJet:

https://app.manajet.org/FAQ/Public/Index/217?culture=ru-RU

Должностные инструкции могут содержать много изображений — схем, фотографий, — который значительно упрощают изучение и применение инструкций. Но это приводит к тому, что документ может быть довольно “тяжёлым”. Поэтому теперь есть возможность прикрепить к должностной инструкции в ManaJet документ из Google-диска, напрямую. Для этого появилась интеграция с Google Drive: https://app.manajet.org/FAQ/Public/Index/218?culture=ru-RU

Мы всегда рады получать Вашу обратную связь. Обязательно сообщите нам, если Вы получили ценную информацию или приняли какие-то решения, читая этот текст.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, где мы публикуем новости и полезную информацию о Manajet: ▶ https://t.me/+qqkJ58XFoNwzN2Vk

Всегда на связи!

 — команда ManaJet.