"Поток" — обзор возможностей

 Поток – инструмент для простой и наглядной работы с  бизнес-процессами компании. 

Его можно применять для любых процессов, где есть этапы выполнения, в самых разных сферах и сторонах деятельности компании: для обработки заявок с сайта (воронка продаж), при найме и увольнении сотрудников, для подготовки документов бухгалтерией, контроля рабочих процессов на строительных объектах и тд.

Для каждого бизнес-процесса в “Потоке” создаётся доска с колонками и карточками. Одна колонка – один этап процесса. Карточка представляет собой “частицу” – задачу, сделку, заказ, документ и т.д., – которую нужно обработать. По мере выполнения карточку перемещают по доске слева направо.

Таким образом, доска является удобным инструментом как для выполнения процесса, так и для показа его состояния: какие задачи сейчас в работе, на каком шаге, кто за какую задачу отвечает и тд.  

Можно управлять правами доступа сотрудников к доскам – создавать доски как общедоступные, так и видимые только определённым сотрудникам, подразделениям и командам в компании.

Действия с карточками легко автоматизировать, это настраивается буквально несколькими кликами мышкой. Например, можно автоматически назначать ответственного, когда карточка попадает в определённую колонку. (Поступила заявка с сайта, карточка в первой колонке – автоматически назначается менеджер):

Или можно автоматически “завершать” карточку, когда она достигает последней колонки:

Теперь давайте ознакомимся с карточкой.

Штатно в карточке есть название (блок текста), срок исполнения задачи, выбор ответственного, добавление метки (о них подробнее чуть ниже) и т.д.

Легко добавить другие данные, с помощью инструмента ManaJet “Дополнительные колонки”. Каждому полю присваивается название и, при необходимости, подсказка для ввода данных:

В примере на скриншоте выше добавлены:

• поле типа “Да/нет” (“галочка”)
• поле для хранения в карточке файлов (документов Word, Excel, изображений  и тд.)
• текстовое поле
• выбор компании (клиента или поставщика) из блока CRM.

Выбор дополнительных полей широк – полтора десятка различных типов данных:

С их помощью можно добавлять бюджеты сделок, чек-листы, интернет-ссылки (например, на документ в “облаке” – с техническим заданием или проектом. При найме – ссылку на профиль кандидата в соцсети и тд.), компанию-клиента из блока CRM и многое другое. Таким образом, доски и карточки “Потока”  можно гибко подстроить под конкретный бизнес-процесс – работать с теми данными, которые в нём необходимы.

Если добавить дополнительные колонки не в карточку, а сразу на доску процесса, то они автоматически появляются во всех карточках этой доски. И по дополнительным колонкам будет доступен поиск карточек:

В карточках “Потока” можно указывать метки – это ещё один удобный инструмент ManaJet. В “Потоке” метками обозначают различные типы “частиц” – выполняемых задач. Для IT-компаний, это, например, разработка новых функций, сообщения об ошибках, задачи по обслуживанию системы и тд. То, что в бизнес-процессе необходимо различать, но не хочется использовать для этого дополнительные колонки.

Метками можно отмечать задачи, относящиеся к отдельным проектам,  направлениям, филиалам компании. По меткам также есть отбор карточек:

В Потоке есть три режима отображения карточек. Для выбора режима нужно кликнуть на одну из иконок  на верхней панели доски:

• Карточки 

По умолчанию карточки отображаются на доске именно в этом режиме – по колонкам. Одна колонка – один этап процесса:

• Машина времени 

В этом режиме карточки автоматически сгруппированы в зависимости от времени последних действий с ними: карточка добавлена, были изменения (переход с этапа на этап) или же задача была завершена.

Колонки по времени последних действий следующие: “Сегодня”, “Вчера”, “В течение трёх дней”, а также в течение одной и двух последних недель.

Карточки, с которыми не было действий в течение двух последних недель, в этом представлении не отображаются.

Если в этом представлении отфильтровать карточки по сотруднику (выбрав в верхней части доски), то можно легко и удобно видеть продуктивность этого сотрудника – то есть какие действия в карточках были выполнены этим человеком за последнее время.

Если в карточке “Потока” указаны срок исполнения и ответственный, то ManaJet может автоматически создать событие в Google-календаре этого человека:

Цель инструмента ManaJet “Поток”: все бизнес-процессы компании как на ладони.

Хорошо составленные доски процессов ускорят работу и повысят её эффективность.