Как экономить своё время с помощью ЗРС?

В ManaJet, в системе коммуникаций есть особый вид сообщений, экономящий время руководителя – ЗРС.

ЗРС (сокращение от «завершённая работа сотрудника») — это документ, который подается сотрудником своему руководителю и содержит всю информацию для принятия решения руководителем.

Сама структура ЗРС, заполняемые в документе поля (“ситуация”, “данные”, “решение”) требуют, чтобы после прочтения руководителю было понятно, что это за ситуация или вопрос, насколько он срочный, что нужно сделать, чтобы  его решить. При использовании ЗРС руководитель не ищет решение! Решение ищет и предлагает сотрудник! От руководителя требуется ответить “одобрить” или “отклонить”. А когда есть все данные, то сделать это легко.

Например, у сотрудника отпуск. Какие вопросы возникают? Даты – с какого числа и по какое сотрудник будет отсутствовать. Кто заменит? Будет ли сотрудник доступен, если за время отсутствия всё же возникнут какие-то неотложные вопросы? (Да, да, мы знаем – отпуск для отдыха, но всё же.)))

ЗРС помогают во многих ситуациях – проблема в производстве, требующая решения, необходимость изменить технологию. Предложение, идея, требующие одобрения руководства и прочие рабочие ситуации.

В таких случаях больше всего времени занимают сбор и анализ информации, а также выработка решения. Если не используется ЗРС, то делать это вынужден, как правило, руководитель – и без того перегруженный. ЗРС разворачивает вектор в другую сторону: “Принёс проблему? Принеси и решение”.

Есть ещё одно преимущество использования именно ЗРС в программе ManaJet. Все документы сохраняются в системе коммуникаций. Так что если выяснилось, что решение было ошибочным, то можно сделать выводы на будущее.

Ниже – пример применения ЗРС:

Ситуация: сотрудник говорит, что нужно заменить или отдать в ремонт рекламную светодиодную вывеску магазина, так как она не работает. В сумерках люди не замечают магазин и проходят мимо.

Сразу вопросы: а вывеска точно не работает? Может, её забыли включить? Неплотно вставлена вилка в розетку? Выбило автомат? Что было сделано, чтобы это выяснить или исправить? Если ремонт, кто будет делать и какова примерная стоимость? Есть ли выбор поставщика услуги? Без ЗРС выяснять всё это и готовить решение придётся руководителю. ЗРС упрощает и оптимизирует процесс принятия решения:

Итак, в «Завершённой работе сотрудника»:

1) излагается ситуация;

2) предоставляются все данные, необходимые для принятия решения;

3) предлагается само решение.

Руководителю остаётся лишь нажать на одну из двух кнопок: “Одобрить” или “Отклонить”.

Чтобы создать ЗРС, нужно зайти в раздел коммуникаций и кликнуть по кнопке “Написать сообщение”. В верхнем окошке выбрать типов письма “ЗРС”:

Ещё при использовании ЗРС важно, что сотрудники чувствуют себя причастными к решению важных задач.