"Финансовое планирование" — обзор возможностей

Финансовое планирование в ManaJet состоит из нескольких разделов, нацеленных на ведение, контроль и планирование бюджета компании, с учетом её ресурсов и особым вниманием на её экономической жизнеспособности и достижении долгосрочных целей.

С  Финансовым планированием ManaJet можно видеть весь денежный поток в настоящем времени и контролировать все финансовые операции, проводимые в компании.

Блок финансового планирования в ManaJet состоит из девяти разделов.

Давайте очень быстро познакомимся с каждым из них.

Первый раздел — Контроль средств.

Вкладка “Контроль средств” нужна для того, чтобы ни одна копейка не пропала – это прекрасный способ предотвратить ошибки и даже злоупотребления с финансами. Во вкладке сравниваются две суммы: фактически имеющихся у компании средств (остатков на банковских счетах и в кассах) и остатки, автоматически рассчитанные программой ManaJet по показателям дохода, фондам, счетам поставщиков и заявкам (нижняя часть страницы). Это обусловлено тем, что в ManaJet мы должны распоряжаться только фактически имеющимися в наличии средствами.

Все доходы компании отражаются во втором разделе — Доходы. Под доходом предполагается сумма средств, фактически поступивших в компанию за какой-то определённый период, например, за день или месяц.

Поступление средств можно добавить здесь или через раздел Счета клиентам.

В разделе “Доходы” отображаются виды дохода, автоматические статистики, привязанные к видам дохода и операции с доходами.

Виды дохода представляют собой категории, к которым может быть отнесён доход. Например, это могут быть “Оптовые продажи”, “Розница” и любые другие.

К каждому виду дохода можно привязать проценты или фиксированную сумму распределения средств по фондам.

Схемы распределения могут быть разными для разных видов дохода. Это позволяет учитывать доходы с разной маржинальностью, доходы по разным видам деятельности и другие нюансы.

Для удобства, виды дохода можно обозначать метками, что позволяет привязать их к направлению бизнеса или же к определённой торговой точке.

Все доходы, поступающие в программу, помещаются в Фонды — третий раздел блока “Финансовое планирование”.

В ManaJet фонд – это запас денежных средств, отложенных для какой-то определенной цели: например, на рекламу и продвижение; на закуп товара; на оплату аренды или налогов и любые другие расходы.

В технологии Финансового Планирования фонды используются очень активно.

Фонды в программе разных типов: рабочий и накопительный. Фонды типа “рабочий” (этот тип выбран по умолчанию) можно использовать для одобрения заявок и счетов к оплате. А фонды типа “накопительный” не будут появляться в заявках и счетах. Они предназначены, как понятно из названия, только для накопления средств, например, в качестве “подушки безопасности” или для достижения масштабных целей.

Любой фонд можно разместить на одном из трёх этапов распределения. Как говорилось выше, в каждом виде дохода можно настроить процент и/или сумму отчисления в каждый фонд. Это можно настроить и в самих фондах.

Этап распределения нужен для того, чтобы сумма распределялась верно.

В ManaJet представлены три этапа распределения — это выручка, маржинальный доход и скорректированный доход.

В фонды выручки рекомендуется направлять суммы, которые предназначены для закупки товаров и их доставки.

Маржинальный доход – это часть выручки, остающаяся после отчисления в фонды выручки. От маржинального дохода удобно формировать, например, фонды комиссионных агентам, дивиденды учредителей, кредитные платежи и другие.

Скорректированный доход - это оставшаяся часть дохода, из которой пополняются фонды аренды, окладной части заработной платы, средства на рекламу и продвижение и прочие расходы, связанные с повседневной работой компании.

Средства между фондами можно перемещать, можно одалживать деньги из одного фонда в другой и возвращать их.

Фонд можно сделать доступным только для пользователя с уровнем прав “Финансовый директор”. Такие фонды можно использовать для отчисления дивидендов учредителям, формирования и хранения резерва компании и для других целей.

Все расходы компании отражаются в четвёртом разделе — “Расходы”.

Их можно добавлять здесь или через раздел “Счета поставщиков”.

Под расходами подразумевается сумма фактически потраченных компанией средств за определённый период.

Все расходы распределяются по видам расходов.

Вид расхода – это категория, к которой можно отнести какие-либо операции расхода денег. Примеры видов расхода: “Закупка материалов”, “Транспортные расходы”, “Зарплата”, “Налоги”. При создании заявки или счета поставщика обязательно должен быть выбран вид расхода.

К статьям расходов можно открывать доступ только конкретным сотрудникам. Также в этом разделе есть “История”, где отображаются все операции, проводимые со всеми видами расходов.

Пятый раздел — “Счета поставщиков”.

Он предназначен для работы с счетами поставщиков. Счёт помещается в эту вкладку один раз и не подаётся на финансовое планирование каждую неделю.

Счета поставщиков — это траты, без которых компания не сможет существовать, например, закуп товара или оплата его доставки.

Именно поэтому, при проведении финансового планирования, в приоритете находится одобрение счетов на оплату, а только потом — заявок.

Информация во вкладке организована тремя панелями: счета поставщиков, одобрения и оплаты.

В данном разделе можно добавлять новые счета, планировать повторное получение счёта, указывать в счёте ассортимент закупаемого товара.

Шестой раздел — “Счета клиентам”.

Здесь идёт работа со счетами, которые мы выставили нашим клиентам. В данном разделе можно просматривать уже выставленные клиентам счета, вводить новые, планировать выставление счетов на будущее, а при необходимости, удалять или архивировать уже введённые счета клиентам.

Информация во вкладке также организована тремя панелями: счета клиентам, оплаты и отгрузки:

В панеле “Оплаты” отражены оплаченные клиентами в данном финансовом периоде счета. Строка отгрузки — это отгруженный (покинувший склад) товар, карточка которого заведена в CRM, в раздел “Ассортимент”. Но об этом подробнее в другой статье, посвященной разделу CRM.

“Расходы” — седьмой раздел блока “Финансовое планирование”.

Здесь проходит работа с заявками на оплату.

Этот раздел существует для коммуникации с сотрудниками и контроля внутренних затрат компании.

Все заявки, поданные на финансовое планирование, которые были одобрены или отклонены в разных периодах Финансового планирования, находятся во вкладке “Заявки” блока ФП.

Эта вкладка необходима в большей степени для бухгалтерии, чтобы удобнее было проводить оплаты по заявкам. Сотрудники же подают заявки на расходы в своем Личном кабинете, они не используют вкладку “Заявки”.

Само Финансовое планирование в Manajet проводится в восьмом разделе — “Директива”.

Здесь проводится распределение поступивших за финансовый период средств по фондам и рассмотрение заявок, которые могут быть одобрены или отклонены.

Для особо продвинутых предпринимателей в ManaJet есть девятый раздел — расчёт окладной части заработной платы.

Данный раздел автоматизирован и рассчитывает заработную плату в зависимости от баллов, привязанных к каждому сотруднику.

Давайте максимально кратко, не углубляясь в детали, рассмотрим, как это работает.

Каждому сотруднику можно назначить баллы, отражающих множество факторов: является ли он руководителем (и если да, то какого уровня), как давно он работает в компании, насколько его работа сложна и качественна и прочие.  

Для того, чтобы узнать “стоимость” одного балла, общий размер ФОТ делится на сумму баллов всех сотрудников.

После этого “стоимость” одного балла умножается на количество баллов каждого сотрудника и мы видим, сколько денег заработал каждый сотрудник компании. При этом, текущий размер ФОТ не может быть превышен, что страхует от необходимости перенаправлять средства в ФОТ из других фондов.

Для начисления и выплат аванса и заработной платы бухгалтерия использует сводку зарплат за месяц. Программой ManaJet это предусмотрено.

В месячной сводной ведомости можно делать следующие операции: отмечать выплату аванса, а затем выплату остатка заработной платы, а также вносить поощрительные доплаты или штрафные удержания.

Давайте ещё раз обратим внимание, что девятый раздел, который мы только что рассмотрели, обычно начинает использоваться далеко не сразу. Как показывает опыт тысяч предпринимателей, для того, чтобы успешно внедрить этот инструмент, необходимо предварительно внедрить и отточить множество других инструментов, содержащихся в ManaJet.

Самой последней вкладкой в разделе “Финансовое планирование” являются Управленческие отчёты.

Они представлены в виде таблиц, данные для которых берутся из вкладок блока “Финансовое планирование”.

Эти данные включают доходы, расходы и финансовые фонды, что даёт полное представление о финансовой составляющей деятельности компании.

Управленческие отчеты применяются разнообразно: как в технических, так и в практических целях. Они позволяют выявлять финансовые тренды, определять ключевые факторы, влияющие на результативность предприятия, а также осуществлять сравнительный анализ показателей в разные периоды времени. Такая глубокая аналитика является фундаментом для принятия обоснованных управленческих решений, направленных на оптимизацию бизнес-процессов и достижение стратегических целей компании.

В управленческих отчётах есть пять вкладок: ДДС по доходам и расходам, ДДС по доходам и фондам, Прибыль / Убытки, Поставщики - ДДС и отгрузки, Клиенты - ДДС и отгрузки: