Нет подключения. Выполняется повторное подключение...
Справка по этому запросу не найдена

Категории

Контроль средств. Общая информация

Контроль денежных средств является одним из ключевых аспектов финансового планирования.

Его назначение – обеспечить, чтобы фактический остаток денежных средств (на расчетных счетах, в кассах, сейфах, депозитах компании) соответствовал сумме денег, рассчитанной в программе ManaJet (по сумме дохода текущей недели, доступному остатку в фондах, а также одобренным, но пока не оплаченным заявкам и счетам поставщиков).

Простыми словами – Контроль средств позволяет обеспечить, чтобы каждый рубль, евро или доллар Вашей компании был учтён и не потерян.

В данной статье вы найдете подробную информацию о том, как использовать эти инструменты для обеспечения надежного контроля над денежными потоками Вашей компании.

Раздел “Контроль средств” расположен на первой вкладке блока “Финансовое планирование” :

В самом верху вкладки Контроля средств расположены счета денежных средств и зелёная кнопка “Добавить” для их создания:

Счета денежных средств представляют собой список счетов и касс, в которых хранятся деньги. Эти счета и кассы создаются в программе ManaJet при первоначальной настройке блока ФП. Корректируется список в двух случаях:

  1. Если в компании добавляется какое-то место хранения денег (новый расчётный счет, касса, сейф, депозит и тп.), тогда необходимо добавить новую строку в верхнюю панель – новый счет денежных средств.

  1. Если в компании перестает существовать какое-то место хранения денег, то этот счет денежных средств переносится в архив.         

На верхней панели подраздела “Контроль средств”, где представлены счета денежных средств, имеется несколько колонок:

  • Колонка “Название”

Примеры: “Счет в Сбербанке”, “Счет в Альфа-Банке”, “Касса в магазине”.

  • Колонка “Предыдущий период” 

В колонке отображаются остатки денежных средств с прошлого периода ФП.  Она будет меняться в зависимости от того, какой текущий период ФП сейчас выбран.

  • Колонка “Приход”

Сумма здесь также будет меняться в зависимости от выбора периода ФП. Здесь отображается сумма всех поступлений денежных средств на текущем периоде ФП. Сумма формируется из данных, взятых из раздела “Финансовое Планирование”.

  • Колонка “Расход”

Сумма здесь также будет меняться в зависимости от выбора периода ФП. Здесь отображается сумма всех расходов денежных средств на текущем периоде ФП. Сумма формируется из данных взятых из раздела “Финансовое Планирование”.

  • Колонка “Рассчитанный остаток”

Сумма здесь также будет меняться в зависимости от выбора периода ФП. Здесь отображается разница между суммой предыдущего периода + приход и расходом.

  • Колонка “Сумма на 24.01.2023        ”

Дата здесь также будет меняться в зависимости от выбора периода ФП. Сюда бухгалтер вносит фактические остатки денежных средств на текущей неделе. Цифры отображаются синим цветом – это ссылки. По клику на ней ссылка меняется на поле для ввода остатка денежных средств.

Важно!

Для того, чтобы в “Контроле средств” можно было увидеть больше информации о финансах компании, в операциях с доходами и расходами в блоке Финансового планирования можно указывать счета денежных средств.

В подразделе ФП “Доходы” при создании операций дохода:

В подразделе ФП “Счета поставщиков” при оплате одобренного счёта поставщика:

В подразделе ФП “Счета клиентам” при оплате счёта клиенту:

В подразделе ФП “Заявки” при оплате ранее одобренной заявки:

Для чего это нужно?

Например, у компании есть банковский счёт и касса в магазине для получения оплаты от клиентов. Чтобы понимать, сколько денежных средств организация имеет в наличном и безналичном виде, компания может создать два счёта  в Контроле средств и объединить их в папку:

И теперь, при проведении операций дохода и расхода в программе, компания может подвязывать к ним счета “Контроля средств”:

Таким образом, в программе можно будет отследить не только то, сколько денежных средств получила компания, но и определить виды оплаты:

А в случае, если компания снимет деньги с банковского счёта, чтобы положить в кассу магазина (например,  для размена, чтобы выдавать покупателям сдачу), это можно зафиксировать в Контроле средств с помощью операции перемещения между счетами денежных средств:

Подробнее об операциях в разделе “Контроль средств” указано ниже.

Нижняя панель – “Контрольная сумма”:

Суммы здесь считаются автоматически, по данным, введённым в программу ManaJet.

  • Строка “Доходы”

Здесь суммы могут отображаться под видом прихода и остатка:

Во вкладке “Приход” отображаются все те деньги, которые занесены в программу во вкладке “Доходы” в текущий период финансового планирования (этот период ещё не закрыт).В нашем случае это период .

Во вкладке “Остаток” отображаются деньги, занесённые во вкладке “Доходы”, с учётом распределения по фондам.

  • Строка “Фонды”

Отображаются доступные суммы фондов на данный момент, согласно всем прошлым периодам финансового планирования. Доступная сумма – это та часть денег фонда, которая пока не связана одобрениями заявок или счетов. (И, соответственно, может быть использована для других одобрений).

  • Строка “Невыплаченная сумма заявок”

Отображаются деньги, которые были одобрены по всем заявкам во всех прошлых периодах ФП, оплата которым пока не состоялась по тем или иным причинам (во вкладке “Заявки”).

В нашем примере это 2 340 рублей. То есть мы одобрили на 2 340 рублей различных заявок, но не оплатили их физически (либо не провели выплату в программе ManaJet).         

  • Строка “Невыплаченная сумма счетов”

Отображаются деньги, которые были одобрены по всем счетам поставщиков в прошлых периодах ФП, но оплата по которым пока не состоялась (во вкладке “Счета поставщиков”).
В нашем примере это сумма 184 500 рублей. То есть мы одобрили на 184 500 рублей различных счетов поставщиков, но пока их не оплатили (либо не ввели оплату в программу ManaJet).

  • Строка “Всего”

Здесь суммируются все данные из строк: “Доходы”, “Фонды”, “Невыплаченная сумма заявок” и “Невыплаченная счетов поставщиков”. Именно эта сумма должна находиться на счетах денежных средств, если в программу всё введено правильно.

  • Строка “Разница” (самая нижняя строка в этом блоке)

Это разница между суммой в верхней панели (на счетах денежных средств – деньгах, которые фактически есть в наличии) и «Контрольной суммой». В этой строке должен быть 0 до проведения ФП. 

                        

Примеры заполнения вкладки «Контроль средств» на конкретных цифрах для наглядности:

  • Разница “ноль”

Когда денежные средства на счетах и в программе сходятся, то «Разница» составит [0] рублей, строка будет окрашена в зеленый цвет. Это нужный нам результат сверки.

  • Разница минусовая

Внизу страницы в строке «Разница» показана сумма [-4 320] рублей и эта строка подсвечена розовым цветом.

Это означает, что у компании фактически меньше денег, чем их должно быть по данным ManaJet (сумма в верхней панели, то есть на банковских счетах и кассах, меньше, чем сумма в нижней панели). ManaJet даёт возможность распоряжаться остатками только по данным нижней панели.

Как проверить денежные средства, которые отображаются в программе:

У нас общая сумма остатков денежных средств на прошлой неделе была 13 000 рублей (см. то, что на рисунке обозначено красной рамкой с цифрой 1).

За неделю был получен доход в размере 36 720 рублей (сам доход вносится во вкладке «Доходы» до проведения процедуры финансового планирования) (отображается внесенная сумма на рисунке под цифрой 3).

Расходы, то есть фактически выплаченные деньги за неделю 400 рублей (выплаты по расходам вводятся во вкладках «Счета поставщиков» или «Заявки»).                        

Остаток на текущей неделе должен получиться 49 320 рублей (то есть эти деньги должны быть в наличии на расчетных счетах).                                

Как мы получаем 49 720?                                

К остатку с прошлой недели, который составил 13 000, прибавляется сумма дохода этой недели 36 720 и вычитается сумма произведенных расходов 400. В итоге денег у нас должно быть 49 320 рублей.                        

Если бы всё было введено правильно, то именно такой фактический остаток денег должен быть внесен в программу ManaJet.                                

По факту же на расчетных счетах и кассах общая сумма остатка составляет 45 000 рублей (см. то, что на рисунке обозначено красной рамкой с цифрой 2).

Разница (недостача) составила 4 320 рублей.

  • Разница плюсовая 

Когда разница положительная [+680] рублей, в этом случае строка будет голубого цвета.

Это означает, что остаток на банковских счетах и в кассах избыточен по сравнению с данными, показанными в нижней панели.

Что делать бухгалтерии, когда разница не “ноль”:

Когда «Разница» с плюсом или минусом, то оба этих результата являются неприемлемыми и требуют поиска ошибок во введенных данных.

Делается это следующим образом:

  1. Проверяется достоверность внесенных данных по остаткам денежных средств на текущей неделе (в начале опыта сведения денег не лишним будет проверить и достоверность остатков прошлой недели).

Данные берутся из банковских выписок, а не со слов сотрудников. Также учитываются данные в отношении наличных денег (наличные всегда пересчитываются), банковских карт, которые участвуют в расчетах компании.

  1. Проверяются суммы полученных доходов в программе и в банковских выписках. Данные также берутся из банковских выписок, а не со слов сотрудников.
  2. Проверяются суммы расходов в программе и в банковских выписках.

(Опять-таки данные берутся из банковских выписок, а не со слов сотрудников.)

  1. Повторяется шаг 1.
  2. Повторяется шаг 2.
  3. Повторяется шаг 3.
  4. Шаги повторяются в заданной последовательности до тех пор, пока разница не будет найдена.

Операции денежных средств

Нижняя панель “Контроля средств” предназначена для проведения операций денежных средств, а также для возможности их отслеживать:

Создать операцию денежных средств можно нажатием на зелёную кнопку :

Откроется окошко добавления новой операции денежных средств:

  • Тип

Выбран единственный тип операции в Контроле средств: “Перемещение между счетами денежных средств”.

  • Дата

Вводимая дата может находиться только в пределах периода финансового планирования. Так сделано для защиты данных пользователя – чтобы исключить случайный ввод данных в другой период. Если текущая дата (сегодняшнее число) входит в период ФП, в котором мы работаем, то в этом поле будет сегодняшняя дата. Если текущая дата позже, чем окончание периода, (т.е. мы вводим операции задним числом), то в поле по умолчанию будет дата окончания периода ФП. Дату можно изменить, кликнув на иконке календаря.

  • Метки

Метками можно обозначать записи, относящиеся к отдельным проектам или направлениям в компании. Затем записи можно по меткам отбирать.

Например, сделав выборку по метке в счетах поставщиков и клиентов, можно сразу понять и сравнить доходную и расходную части обозначенного ею проекта.

Подробнее о метках в нашей статье, в Справке:

https://app.manajet.org/FAQ/Home/Index/208?culture=ru-RU

  • Описание

Вводится любое примечание по данной операции денежных средств. Например, “Перевод”, “Размен в кассу” и т.д.

  • Счёт средств – источник

Из выпадающего списка необходимо выбрать счёт, который станет источником для перемещения денежных средств.

  • Счёт средств – назначение

Из выпадающего списка необходимо выбрать счёт, куда будут перемещены денежные средства.

  • Сумма

Здесь вводится сумма, которую вы хотите переместить между счетами денежных средств.

Чтобы операция была проведена, необходимо после заполнения колонок в окошке добавления операции денежных средств нажать на кнопку .

Все операции денежных средств будут отображаться ниже кнопки “Добавить” в зависимости от периода (т.е. если Вы проводили операцию по перемещению денежных средств в прошлом периоде, то в текущем периоде операции отображаться не будут. Чтобы их увидеть, необходимо вернуться в предыдущий период. О периодах финансового планирования Вы можете прочитать в этой статье https://app.manajet.org/FAQ/Home/Index/31?culture=ru-RU).

Подпишитесь на нас в Telegram - здесь мы публикуем новости и полезную информацию о ManaJet

Была ли эта статья полезной?

Не нашли что искали? Свяжитесь с нами.