"Должностные инструкции" — обзор возможностей

Что ожидает клиент от услуги или продукта компании? Вероятно, каждый покупатель хочет получить качественный продукт или услугу, быстро и по приемлемой цене. Однако это – общие слова. Что конкретно подразумевается, например, под “качеством”? Например, как должно быть упаковано покупателю пирожное в кондитерской? Должна ли это быть обычная картонная коробка? Подарочная, с золотым тиснением? Или фирменная, с логотипом кондитерской, которая служит ещё и рекламой заведения? Или достаточно побросать всё в полиэтиленовый пакет, как делается на рынке?

И это только упаковка. А ещё есть ассортимент, рецептура изделий  – что именно и как именно готовит кондитерская. И ещё множество других аспектов работы бизнеса и сотни, тысячи тонкостей в каждом.

Ответы на эти и множество других вопросов – это описанная технология работы компании. Технология производства её продуктов и услуг.

Без чётко описанной технологии невозможно обеспечить ни качество продукции, ни грамотную работу сотрудников, ни найм. Если стандарты и методы работы не описаны, то каков критерий качества результатов? “Понравилось” - “не понравилось”? А при найме компании приходится нанимать звёзд и гениев, способных понять и выполнить все сотни операций технологического процесса. Описанная же технология позволяет разбить работу на очень простые и и понятные шаги, каждый из которых не требует большой квалификации и его легко проконтролировать. Для выполнения таких шагов легко нанимать персонал.

Есть принцип: “Что не написано – не правда”. Если что-то не изложено письменно, как мы можем ожидать, что это будет кем-то понято? Да ещё понято именно так, как хочет владелец компании?

Раздел ManaJet “Должностные инструкции” обеспечивает соответствие  деятельности персонала идеальной картине, предупреждая риск неправильного выполнения обязанностей сотрудником.

Должностные инструкции помогают сотрудникам ориентироваться в работе, понимать, какие действия и продукты от них ожидаются, и избежать ошибок. Например, в компании, занимающейся транспортировкой, должностная инструкция для водителя может включать информацию о том, как правильно перевозить опасные грузы, какие документы нужно иметь при себе, какие правила безопасности нужно соблюдать и так далее.

Должностные инструкции в ManaJet — это документы, включающие подборку всех обучающих материалов и успешных действий. К этим материалам может прилагаться «контрольный лист» — последовательность изучения должностных инструкций и практические задания, позволяющие закрепить на практике изученный в теории материал.

Например, для должности продавца в магазине может быть разработана должностная инструкция, которая включает в себя информацию о продуктах, технике продаж и обслуживания клиентов. В инструкции могут быть включены также обучающие видео и практические задания, чтобы сотрудник мог лучше понять, как выполнить свою работу на высоком уровне.

Если возникнут неполадки: поломка техники, недостача товара, нехватка размена, — сотрудник уже заранее подготовлен благодаря должностной инструкции и обладает информацией о том, какую последовательность действий ему необходимо выполнить.

Или, как часто бывает, торговую точку посещают посторонние лица (государственные органы, мерчендайзеры партнёров компании, арендодатели помещения и др.). Вместо суеты и волнения, беспорядочных звонков коллегам и начальству, сотрудник сразу может определить, кому ему необходимо доложить о сложившейся ситуации, кого можно пустить за прилавок и что, кому необходимо передать. А в случае если он что-то и забыл — всего лишь нужно открыть нужную инструкцию и действовать, опираясь на неё.

Должностные инструкции можно назначать всем сотрудникам компании, или же выборочно, выбрав пост нужного сотрудника.

При изучении должностной инструкции сотрудник выполняет практические задания (если такие имеются) и ставит отметку, что ознакомился с материалами. Тем самым он берет на себя ответственность за выполнение своих обязанностей в соответствии с требованиями инструкции:

Таким образом, для подтверждения ознакомления с инструкцией сотруднику не требуется ставить свою подпись, достаточно лишь нажать на кнопку в программе.

Должностные инструкции также можно добавлять в ManaJet, загрузив их документом с устройства, или с помощью интеграции с Google Drive (это позволит инструкции оставаться актуальной, поскольку все её коррекции будут автоматически в ней отображаться).

Правильно написанные должностные инструкции помогают сохранять стандарты и технологию компании. А с помощью ManaJet можно легко сохранять и редактировать материалы, а также контролировать обучение новых сотрудников.

Чёткие и понятные инструкции — гарант повышения производительности и результативности!