"Генерация документов" — обзор возможностей

Генерация документов по шаблону — это инструмент в программе ManaJet, который автоматизирует и на порядок ускоряет процесс создания договоров, счетов, актов выполненных работ и других документов. Вместо ручного ввода реквизитов в документ, можно использовать отчёт по шаблону для автоматической генерации точных документов.

Шаблон документа (договора, акта, счёта) + данные компании в CRM = точно и быстро (буквально в несколько кликов!) подготовленный документ.

Если Ваш персонал тратит время на заполнение вручную договоров и исправление ошибок. Или клиенту нужен счёт на иностранном языке. Или Вы хотите добавить в документ логотип Вашей компании. А может быть, часть счетов выставляется с НДС, а часть - без налога. Или в счёт клиенту необходимо включить дополнительные уникальные данные, такие как период предоставления услуги, адрес монтажа или любые другие.

Во всех этих случаях Вам поможет генерация документов по шаблонам.

Шаблон документа представляет собой файл в формате Word или Google-документа. Это текст – договора, акта выполненных работ или счёта, – с проставленными в нём специальными текстовыми командами. При генерации документа команды автоматически заменяются на актуальные данные из ManaJet – название компании, её адрес, номер документа, номер банковского счёта, сумма числом и прописью и любые другие.

Несколько примеров команд:

companyTo.company.name – подставляет название компании клиента.

companyFrom.company.name -- название компании поставщика.

document.date – дату документа.

Команды интуитивно понятны. Есть удобная “Песочница”, чтобы попробовать команды на реальном документе:

Есть готовые шаблоны документов. А если возникнут вопросы, то Вам с радостью поможет специалист технической поддержки.

Шаблон (в формате Word или Google-документа) сохраняется в разделе ManaJet “Должностные Инструкции” новым документом с помощью синхронизации ManaJet и Google Drive:

Сгенерированный документ можно сразу отправить по электронной почте – без скачивания файла к себе на компьютер, открывания почтовой программы и повторного прикрепления файла к письму.

После того, как документ сгенерирован, делаем клик на значке конверта. Открывается форма для написания и отправки е-мейла. Файл автоматически прикрепляется к письму:

Текст электронного письма также может быть автоматически сгенерирован на основе шаблона.

Таким образом, использование отчёта по шаблону позволяет значительно сократить время и упростить процесс создания различных документов.