9 шагов к созданию актуальной повестки дня для встречи с сотрудниками

Когда-нибудь присутствовали на скучнейшем собрании, где эффективность стремится к нулю? Вдумайтесь, в 2019 году в США, необязательные собрания стоили бизнесу аж 39,9 миллиардов долларов! 🚀💸

Прекратить это безумие позволяет простой, но мощный инструмент — повестка дня. Это план любой оффлайн или онлайн встречи.

Что такое повестка дня?

Это список тем, задач и планов, которые будут обсуждаться на собрании. Повестка даёт участникам понимание того, что будет происходить, позволяя подготовиться и сделать встречу более продуктивной и короткой.

Почему повестка дня важна?

Никому не нравится тратить время впустую. Составленный заранее и известный команде план, избавит от путаницы, укажет основные вопросы обсуждения и повысит эффективность собрания. Все будут знать, что их ждёт, и смогут подготовиться к обсуждению заранее.

Повестка встречи — навигатор в пути. Вот почему стоит использовать этот инструмент:

🎯 Известная тема. Все участники встречи заранее знают, чему она посвящена и в какой последовательности рассматриваются вопросы. Таким образом, все участники находятся “на одной волне”.

🌟 Только нужные люди. Если сотрудник в списке, значит его присутствие важно. Повестка помогает понять, стоит ли готовиться к докладу или задача участника — слушать и делать заметки.

📍 Правильная цель — залог успеха. Изначально ясная цель собрания снижает шансы на отходы от темы и траты времени впустую. Все участники понимают цель и идут к ней.

🔍 Фокусировка. Повестка собрания даёт всем участникам понимание последовательности тем. Это значит, что встреча будет идти по намеченному пути без отвлечений.

🚫 Без отговорок. Когда сотрудник получает план собрания заранее, ему легче подготовиться. Больше не принимаются никакие "я не знал" или "не готов".

Создать повестку дня для встречи не сложно. Вот несколько советов, которые можно использовать независимо от продолжительности и численности предстоящего собрания:

Планируйте заранее. Чем раньше будет готов план встречи, тем легче коллегам будет подготовиться.

Соберите информацию от команды. Включите в повестку предложенные сотрудниками темы. Это повышает вовлеченность персонала и их готовность участвовать.

Расставьте приоритеты задач. Запишите все вопросы, требующие обсуждения и рассортируйте их по важности. Так получится уделить внимание самым значимым темам в первую очередь.

Установите реалистичные сроки. Короткие встречи воспринимаются позитивнее и дают возможность продуктивнее обсудить важные моменты.

Избегайте мозговых штурмов на сжатых собраниях. Если время ограничено, лучше отложить творческие и открытые дискуссии на другое время.

Определите необходимость принятия решений. Будьте ясны относительно того, какие вопросы требуют обсуждения или голосования, чтобы коллеги могли соответствующим образом подготовиться.

Используйте правило двух третей. Постарайтесь вовлечь каждого участника хотя бы в два из трех обсуждений, чтобы никто не чувствовал себя лишним на собрании.

Придерживайтесь графика. Точно спланировать время обсуждения каждой темы сложно, но важно стараться не отклоняться от установленного плана.

Отправляйте повестку дня заранее. Давайте участникам достаточно времени на подготовку, отправляя повестку минимум за 24 часа до встречи. Это также напоминает о предстоящем собрании и позволяет внести в обсуждение финальные коррективы.

ManaJet предлагает несколько инструментов для оптимизации виртуальных встреч и финансового планирования. Например, используя функции канбан-доски "Поток", можно эффективно управлять повесткой дня и всеми задачами во время встречи. Вот как ManaJet помогает улучшить онлайн-собрания:

• Доступ и управление карточками. В "Потоке" легко дать доступ к карточкам, перемещать их и прикреплять к ним файлы. Это упрощает распределение материалов среди участников встречи и обеспечивает простое взаимодействие.

• Организация и прозрачность. "Поток" предоставляет чёткую визуализацию задач и этапов проекта. Используя этот инструмент, легко обеспечить рассмотрение каждого пункта. Кроме того, каждый участник встречи будет знать задачи и ожидания.

• Нужные данные всегда под рукой. Возможность прикреплять файлы к карточкам означает, что все необходимые документы и материалы легко доступны во время встречи. Это уменьшает необходимость переключаться между различными приложениями и платформами, сосредотачивая всё в одном месте.

Собираетесь обсуждать на встрече финансы или эффективность отдельных сотрудников? Нет необходимости подготавливать отчёты за пару часов перед встречей, Вы можете воспользоваться Управленческими отчётами и автоматическими статистиками!

Используя ManaJet для организации собрании и планёрок, легко повысить эффективность коммуникации, улучшить управление задачами и сделать каждую встречу продуктивной. Учитывая, что плохо организованные встречи могут стоить бизнесу миллиарды, внедрение ManaJet может стать одной из самых ценных инвестиций в эффективность и производительность.